「大学職員を目指してるけど…学生生活課の仕事ってどんなのかわからない。」
こんな人もいるでしょう。
大学職員の仕事内容は多岐にわたります。
その中でも、今回は「学生生活課」と呼ばれる部署の仕事内容について現役の大学職員が解説します。
「学生生活課」と聞くと、「実際何をやっているの？」と思う方も多いのではないでしょうか。
実際のところ、授業に関すること以外で学生が関わっているのは学生生活課です。
今回は、大学事務への就職及び転職を希望する人に向けて、あまり語られることのない「学生生活課」という仕事の実態についてお話します。
この記事を読むことで、アナタは学生生活課の仕事がどんなものか理解できます。
どんな仕事かを知っておくことで、気持ちに余裕をもって学生生活課という仕事に臨めるようになるでしょう。
ちなみに、私は現役8年目の職員です。
早速まいりましょう。
５分程度で読めます。
学生生活課の仕事内容
大学事務の一つ、学生生活課の具体的な仕事内容です。
窓口業務が多い反面、クレームなどを受けがちなのも特徴です。
内容は、私の勤める大学に則した紹介になっています。
そのため、仕事によっては他の部署で管轄している大学もあるかとは思いますが、概ね同じと考えてもらって大丈夫です。
ざっくり分けるとこんな感じになりますが、とにかく細かな仕事が多いのが特徴です。
また、事務職と言いながら席を外して学内を出歩くことも少なくありません。(私は黒のスニーカーを履いていました。)
では、具体的にご紹介しますね。
学生生活の支援
学生生活の支援というと、大した仕事ではないように思いますが、めちゃくちゃ量が多いです。
具体内容を箇条書きで紹介すると、
- 学生課以外の部署の案内
- 落とし物の管理
- 通学マナーの喚起
- 学外からのクレーム対応
- 住所変更・氏名変更などの手続き
- 学内での盗難事件などの対応
- 一部証明書発行手続き
- その他学生生活に関する質問
この他にも、こまごましたことがあります。
授業以外の学生関連の仕事はすべて学生生活課担当と思っていいです。
部活動の管理
部活動の管理と一口に言っても、対応は様々です。
休みの日に大会やイベントもありますので、休日返上になることもあります。
具体的に一覧を書くと、
- クラブ・サークルが新たにできた際の手続き
- クラブ・サークルの大会手伝い
- クラブ・サークルに向けての活動セミナー(安全に活動するために)
- クラブ・サークルの活動場所貸し出し、火気使用など各種申請
- 学園祭の打ち合わせ
- 学園祭実行当日の宿直
- イベント後のHP掲載
本学の場合は、部活動を統括する団体との打ち合わせも定期的にありますね。
サークルの管理は大変ですが、がんばりましょう。
奨学金の手続き
前年度の終わりに冊子のダウンロードを要求され、その冊子をもとに奨学金担当が手続きを行います。
こちらから声をかけない限り、日本学生支援機構からの手助けはありません。
また、日本学生支援機構は電話がつながりにくいのも特徴です(;'∀')
一覧にすると、
かなりざっくりと書きました。
しかし、注意点もあります。
- 書類に学生の不備がかなり多く、処理に時間がかかる。
- 説明会への不参加者も多いため、書類の郵送にも時間がかかる。（本学だけかもしれませんが）
- 奨学金の手続き業務は一年中を通しての仕事である。
- お金が関わる仕事なので、保護者の方もかなりピリピリしている。
入金がない！とブチギレられたこともありました。
授業料減額免除の手続き
授業料減額免除は、その名のとおり既定の授業料から減額する制度です。
大学によっては経理課や財務課で担当しているかもしれません。
仕事内容を一覧にすると、
基本的には、学力(成績)と年収で減免の対象にするかを決定します。
大学によっては規定を満たす全員に免除というところもあるようですが、免除の予算が決まっているところも多いです。
予算が決まっている大学では、成績と年収から対象者を決定し、成績優秀かつ困窮している学生のみを減免対象としています。
減免手続きの注意点は以下のとおり。
- 減免申請を忘れたとクレームが入る
- 生活費書類に不備がある(同居している人物を同居していない扱いにして提出してくる)
- 面談までに書類がそろっていない
- 減免率決定に恐ろしく時間がかかる
- 減免決定しても学生が授業料を支払わない
減免についても、「なぜうちは減免通らないんだ！」とクレームがよくきます。
学生生活課の仕事の実例
大学事務のひとつ、学生生活課の具体的な仕事内容です。
私が実際に働いて得た経験をもとに話します。
順に説明していきますね。
奨学金業務での経験談
奨学金業務は、クレームとの戦いです。
なぜなら、保護者の方には、奨学金をあてにして学費を賄おうとしている人も多いからです。
奨学金は、あくまで年収をもとに判定されるものであり、ローンや普段の支払いは一切関係ありません。
ですが、十分な年収があるにもかかわらず「なぜ奨学金がもらえないんだ！」とクレームを言われることも多々あります。
クレームを言われるだけならまだしも、「日本学生支援機構が悪い」「大学がなんとかしろ」と無茶を言う方もいらっしゃいます。
こうしたクレームをつける方に対して、毅然とした態度で説得する能力が必要になります。
減免業務での経験談
授業料減免業務も奨学金業務と同じく、クレームの多い業務です。
しかも、奨学金よりもかなり食い下がる印象です。
なんせ、返還が必要ありませんから(今は給付型の奨学金もありますが。)
例えば、なぜこんなに生活が苦しいのに減免してもらえないんだ！など。
大抵の場合、ローンがかさばって生活費が苦しいだけなのですが。
もちろん、減額免除は収入を基準に考えていますので支出は一切関係ありません。
ですが、激高して「学長を出せ！」などと言ってくる方もいらっしゃいます。
こうした、激高する方をなだめ、減免制度についてしっかり理解してもらうのも学生生活課の立派な業務です。
特に、金銭がかかると人は興奮しがちになるので注意しておきましょう。
学生へのクレームでの経験談
学生生活課は、学生に対する地域住民の方のクレームもかなり多いです。
理由は、学生の通勤態度が良くないからです。
例えば、駅から大学に向かう途中、並列走行をして車の通行の邪魔をしたり、逆走して歩行者の邪魔をしたり‥挙げるとキリがありません。
夜中に騒いでの騒音被害や、違法駐輪・駐車もあります。
こうした学生の違法行為の際、真っ先にクレームを受け、謝罪に行くのは学生生活課です。
実際、激高した地域住民の方が大学まで押し入り、事務局の窓口で「学生を出せ！」と騒いだこともありましたし、駐車場にて学生生活課担当と地域住民の方で口論になったこともありました。
学生に対して怒りをあらわにした地域住民の方をなだめること。
そして、学生に対して生活を改めさせるのも学生生活課の大事な業務です。
学生生活課に最も必要な能力一つ
学生生活課に最も必要な能力は、ズバリ、クレーム対応力です。
なぜなら、学生生活課はクレーム対応が最も多い部署だから。
大学の代表電話にかかってくるクレーム電話は、たいがい、学生生活課に回されます。
また、クレームの中には、自大学の学生でないにもかかわらず応対しなければいけないことも。
そのようなクレーム応対の時、毅然かつ、決して感情をあらわにしない応対が必要になります。
感情的になると口論は激しくなるばかりです。
逆に、へりくだった態度をとるとクレーム相手の要求はどんどんエスカレートしていきます。
大学としての立場を守りつつ、クレームを最小限に収める対応力こそが、学生生活課に求められる能力であると言えます。
まとめ
今回は、大学事務の中でも学生生活課の仕事内容について解説しました。
内容は以下のとおり。
この記事で、学生生活課がどんなものかイメージしていただけたでしょう。
就職先として、大学職員を考える際の参考になればうれしく思います。
長文お読みいただきありがとうございました。
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