大学職員【入試課の仕事内容】現役職員が語るマジの話
「大学職員を目指してるんだけど…入試課の仕事ってどんなの？」
こんな人もいるはず。
大学職員の仕事内容は多岐にわたります。
その中でも、今回は「入試課」と呼ばれる部署の仕事内容について、現役職員が解説します。
「入試」と聞くと、受けたことはある！という人は多いのではないでしょうか。
実際、私も現職に就くまでは自分が準備する側になるとは思ってもいませんでした。
そして、入試の仕事は試験準備だけではありません。
今回は、大学事務への就職及び転職を希望する人に向けて、あまり語られることのない「入試課」という仕事の実態についてお話します。
この記事を読むことで、アナタは大学の入試課の仕事がどんなものか理解できます。
どんな仕事かを知っておくことで、気持ちに余裕をもって入試課という仕事に臨めるようになるでしょう。
ちなみに、私は現役8年目の職員です。
早速まいりましょう。
５分程度で読めます。
入試課の仕事内容
大学事務のひとつ、入試課の具体的な仕事内容です。
私の勤める大学に則した紹介になっています。
そのため、仕事によっては他の部署で管轄している大学もあるかとは思いますが、概ね同じと考えてもらって大丈夫です。
失敗の許されない、緊張感のある仕事が多いのが特徴です。
では、具体的に箇条書きでご紹介しますね。
入学試験の準備
入試課の仕事で、メインとも言えるのが入学試験の準備です。
一言でまとめると簡単に聞こえますが、失敗は絶対に許されません。
※ちなみに、入試の日程は決まっています。
センター試験(大学入学共通テスト)の準備
センター試験(2021年1月からは大学入学共通テスト)は、大学によっては大学入試センターから試験会場の依頼が来ます。
入試センターの人が来るわけでもないので、基本的には入試課を中心に大学の職員が対応します。
入試結果の公表
入試が終わったら、結果をまとめて公表するのも入試課の大事な仕事です。
合格発表だけでなく、どの学科にどれだけの受験者がいたかなど、詳細にまとめる必要があります。
ちなみに、合格者全員を把握し終えたら(後期試験が終わり、補欠合格者まで決まったら)学籍番号の割り当ても行っています。
オープンキャンパス準備
オープンキャンパスは受験を考えている生徒さん達に大学をアピールする、最大の見せ場です。
大学の魅力をしっかり伝えるために、全教職員が協力する必要があります。
そのとりまとめ役こそが、入試課です。
高校生向けに自学をアピール
広報担当と協力して、将来受験する可能性のある高校生に大学をアピールします。
入試仕事の実例
紹介した仕事内容について、より具体的な対応例をいくつかご紹介します。
こちらについて、より具体的に解説しますね。
入学試験の準備の重要ポイント
入学試験の準備における重要ポイントは以下のとおり。
- 依頼を計画的にこなすこと
- 試験当日を何事もなく終えること
- 個人情報等に細心の注意を払うこと
こんなところです。
言ってしまえば当然のことばかりなのですが、特に入試においては心構えが重要です。
例えば、依頼を計画的にできていないと…
※もちろん、個人情報や試験情報の流出、試験当日に事件が起これば報道沙汰、かつ慰謝料などの裁判沙汰にもなりかねません。
見ていただいたとおり、小さなミスに見えても対応には多くの時間・労力をさくことになります。
また、受験生の方々にとっては未来のかかっていることなので、本人も保護者も気が気ではありません。
非常にナイーブな問題なのです。
このような不備自体は決して多いものではないので、しっかり気を付けてやれば問題はありません。
ですが、常に細心の注意を払って仕事に取り組むある必要があるのも事実です。
「大学と受験生の方々、両方の未来を変えてしまうかもしれない。」という気持ちを持って臨みましょう。
2017年度入試において、阪大さんの出題ミスが大きな波紋を呼びました。たった1問のミスでも、受験生にとっては大きな影響が出るというわかりやすい事例です。
入試結果の公表の重要ポイント
入試結果の公表における重要ポイントは以下のとおり。
- 迅速かつ丁寧にこなすこと
- 周りの人員と協力すること
まとめると簡単になっちゃいました。そして、これも当然な感じですね。
ですが、素早さと丁寧さを両立させるのは意外に神経を使います。
特に、合否判定には絶対に破れない期日がありますから。
仮に、合否判定において…
- 公表の期日に間に合わなかった→ありえない。そんなことあったら全受験生に謝罪(だと思う。例がないので。)。
- 合格者を間違えて公表した→同じく、ありえない。当事者には確実に謝罪だし、他の受験生からの不信感も募る。(合格通知を出した者は合格、誤って不合格にしたものは追加合格が一般的。)
上記のとおり、合否判定のミスはあり得ないですね。
なぜなら、受験生および家族にとって最も大切な結果ですから。
入試担当は、短い期間に一気に合格者の取りまとめをし、公表しなければなりません。
ですが、学生のためにも大学の信頼のためにも絶対にミスは許されません。
そのため、しっかりと計画を立てて迅速に行動する。
そして、協力体制を取ってミスのないようチェック体制を整えることが大切です。
オープンキャンパス準備の重要ポイント
オープンキャンパス準備における重要ポイントは以下のとおり。
- 広報をしっかりと行うこと
- 全学のことを把握すること
試験準備や、入試結果の公表に比べれば緊張感はマシかもしれません。
ですが、大学の未来を背負っているとも言える一大イベントなので、ないがしろにはもちろんできません。
- 広報がしっかりされていなかったら…
→大学に興味を持つ高校生が減る
→オープンキャンパスに来る高校生が減る
→そのまま受験生も減る - 入試担当が全学のことを把握していなかったら…
→教授や学部からの不信感が募る＋職員やアルバイト学生がうまく協力できない
→来学した高校生をうまく案内できない
→高校生が不信感を持ち、受験生が減る
上記のとおり、広報がしっかりできていないと未来の受験生をみすみす手放す可能性もあります。
受験生＝入学生は大学が運営していくうえで最大の”お客様”ですから、離れていくと経営にも陰りが見えるのは簡単に想像できるでしょう。
また、入試担当自体が大学のことを把握していないのも同様に問題です。
なぜなら、上手く学内で協力依頼もできないですし、広報もできませんからね。
入試担当は、大学のためにも受験を考える高校生のためにも、大学のことを知り、最大限に魅力を伝える必要があるのです。
入試担当に最も必要な能力一つ
入試担当に最も必要な能力は、ずばり「想定力」です。
理由は、入試担当は大学のため、そして受験生のためにもミスのできない仕事を圧倒的に任されるからです。
特に、受験生にかかわる仕事が最も多いのは入試担当です。
そして、説明してきたとおり、受験生にかかわる仕事は彼ら彼女らの未来を変えてしまうほどナイーブなものがたくさんあります。
そんな中、何も考えずに"とりあえず仕事をこなす"という姿勢では、思いがけないミスを起こすことにもなりえません。
どれほど些細なミスであっても、最終的には大ごとになる可能性がある、ということを忘れてはいけないのです。
ゆえに、入試担当は
- なぜこの仕事を先にしないといけないのか。後回しにするとどうなるのか。
- もしこの仕事を忘れてしまうとどうなるのだろう？
といったように、常に先のことを想定して仕事に取り組む必要があると言えます。
何度も考え、想定し、確実にミスのないシナリオを作り上げたうえで仕事に臨みましょう。
※ただし、想定外に対処する柔軟性も必要なのでお忘れなく。
まとめ
今回は、大学事務の中でも入試課の仕事内容について解説しました。
この記事で、入試事務がどんなものかイメージしていただけたでしょう。
就職先として、大学職員を考える際の参考になればうれしく思います。
長文お読みいただきありがとうございました。
他の部署の仕事内容についてもぜひどうぞ↓↓
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大学職員【就職課の仕事内容】現役職員が語るマジの話
大学職員になりたいんだけど…就職課のお仕事ってどんなの？
こんな人もいるはず。
大学職員の仕事内容は多岐にわたります。
その中でも、今回は「就職課」と呼ばれる部署の仕事内容について、現役職員の私が解説します。
就職課と聞くと、面接練習などを思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。
ですが、当然、裏方で求人を取り扱ったり、企業人事の方と面談する仕事もあります。
その仕事も就職課の大切な役目です。
今回は、大学事務への就職及び転職を希望する人に向けて、あまり語られることのない大学の「就職課」という仕事の実態についてお話します。
この記事を読むことで、アナタは大学の就職課の仕事がどんなものか理解できます。
どんな仕事かを知っておくことで、気持ちに余裕をもって就職課という仕事に臨めるようになるでしょう。
ちなみに、私は8年目の現役職員です。
ぜひ、参考にしてください。
この記事は5分程度で読めます。
就職課の仕事内容
大学事務のひとつ、就職課の具体的な仕事内容です。
私の勤める大学に則した紹介になっています。
そのため、仕事によっては他の部署で管轄している大学もあるかとは思いますが、概ね同じと考えてもらって大丈夫です。
学生の面接以外にも、こまごまとした作業が多い印象です。
また、学外の方との接点が多いのも特徴です。
では、具体的に箇条書きでご紹介しますね。
就活生の面接練習
- 就活生が窓口に面接やエントリーシートの書き方相談に訪れる
- エントリーシートや履歴書の添削を行う
- 個別面接の練習を行う
- 学生を募集し、集団面接やグループディスカッションの練習を行う
- 就職アドバイザーが常駐している
求人票の管理
- 企業から郵送(もしくはメールで送られてくる)求人票をデータで一括管理する
- 紙の求人票はファイリングし、学生がいつでも見られるようにする
- 学科ごとに、特に必要そうな求人票をピックアップする
- 相談に来た学生に、合いそうな求人を紹介する
- 求人票の様式を作成し、企業に求人を出してもらうよう依頼する
企業人事担当との面談
- 企業の人事担当者と学生の就職状況について面談をする
- 企業に向けて、弊学の学生がどんな企業に就職しているかアピール
- 面談に訪れた企業は、学生にポータルサイトで周知
- 場合によっては、就職担当の教員も同席する
- 学生にマッチングしそうな企業は、個別に企業セミナーを開催
就職率の管理
- 就職先が決まった時、学生に報告させる
- 学生の報告をもとに、企業名・業種・職種・正規非正規などを一覧表に取りまとめる
- 内定あり、内定なし、進学などに分類し、就職率を割り出す
- 内定のない学生に対しては声掛けを行い、状況を把握する。場合によっては就職を斡旋する
- 学生の報告だけでは就職率を割り出せないので、学科の教員にも学生の内定管理をお願いする
- 次年度、学校基本調査(文部科学省)で報告する
学内就職セミナーの開催
- 学内で、弊学の学生に向けた多数の企業が出展する就職セミナーを3月に開催する
- 前もって、企業にセミナーご参加の依頼をかける
- 地元企業が中心
- 形式は各企業ごとにブースを用意し、説明会を各々開催する
- 当日は、参加人数に偏りが出ないように学生を企業ブースに誘導する
- セミナー会場で直接エントリーを行う
- セミナーきっかけで就職を決める学生も多い
- 公務員志望者に向けたセミナーも開催する（弊学では年間を通した講座を開講しています。）
企業や学生に向けた就職冊子の作成
- 就職活動を行う上でのガイドブックを作成・配布
- 就活生に向けた、実際に就職活動をしてきた先輩の体験談を載せた冊子を作成・配布
- 就職活動を終えた学生にインタビューを行う
- 冊子をもとに、就活生向けセミナーを開催
- 企業様には、弊学の学生が何を学び、どのような就職をしているかを載せた冊子を作成・配布
- 役員や教授と話し合い、企業向け冊子の内容を会議で決める
- 校正、印刷の手配などを行う
就職課の仕事の実例
就職課の仕事の実例を紹介します。
それでは、順に解説していきますね。
学生の就職相談
学生の就職相談で大変な点は、明確な正解がないところです。
理由は、学生が就職したい企業は様々だから。
とても就職担当だけではまかなえないのが現実です。
そのため、弊学では(他大学でもそうでしょうが)専任の就職アドバイザーがいます。
なので、アドバイザーさん任せになることも多いです。
学生さんにもメリットがありますし。
また、就職担当に相談に来る学生は意外に多いです。
慣れてくると、学生から指名されることも。
ですが、緊張する必要はありません。
相談に来る学生は、大概、自分から動ける学生なので、内定を取れます。
ですので、最低限でいいので就活に関する本を読んで知識を得ましょう。
そして、学生の相談を親身になって聞き、安心させることが大事です。
求人票の管理
求人票の管理で大変なのは採用活動が始まった直後。
弊学でも1日に100件以上の求人票が届きます。
とても登録が追いつきません。
また、登録だけでなく各学科ごとに関連のある求人票を分類する必要があります。
正直、この採用活動始まりの時期を越えてしまえば大した仕事量ではありません。
ですが、就職活動はスタートダッシュが大切。
学生のためにもなるべく素早く求人票の登録をして、公開するようにしましょう。
就職率の管理
就職率の管理で大変なのは、とにかく学生からの報告がないことです。
学生は、内定しても報告にわざわざ来ないからです。
学生任せにしていると、いつまで経っても正確な率が出せません。
そこで、教授にお願いして学科の就職率を把握してもらう訳です。
ですが、学科によりけりなので全く把握していない学科も…(￣▽￣;)
就活状況は、郵送、電話連絡あらゆる手段を使って把握することになります。
この把握作業、かなり時間がかかるので骨が折れます。。
就職率把握のコツとしては、とにかく早く行動すること。
そして、報告に来てくれた学生に友達も呼んでくるように頼むこと笑
これが意外と効果あります。
学校基本調査で報告する義務があるので、怠らずやりましょう。
学内就職セミナーの開催
学内就職セミナーで大変なことは、有名企業の誘致と学生の目を向けさせることですね。
まず、弊学は有名マンモス校ではないので、大手企業に来てもらうのに一苦労です。
そもそも、内定者が数名出ないと来てくれません。
内定者が数名出て、なおかつ丁寧にお願いしてなんとか出席を取り付ける感じです。
その分、学生の企業への食いつきは半端ないですが。
また、一方で地元の中小企業は参加してくれるのですが、学生が振り向いてくれません。
弊学の学生を欲する企業と、大手に就職したい学生の間にある齟齬を埋めるのも、就職担当の仕事です。
就職セミナー会場を見回り、迷っている学生を地元企業のブースに参加させる。
説得は大変ですが、地元企業とは長い付き合いになるのでしっかりこなすようにしましょう。
実際、隠れた名企業も山ほどありますしね。
就職冊子の作成
就職冊子の作成で大変なことは、内容の精査です。
というのも、特に企業向けの冊子に関しては役員や教授からの要望が多いからです。
企業に対し、大学や学科をアピールするための冊子なので仕方ありませんが、ページ数や予算を無視して要望を出してくることもしばしば。
学科ごとの紹介に不平等が出ないようにしないと、就職担当はかなり責められます。
また、役員の一言で冊子全体の構造がいきなり変わってしまうこともあったようです。。
就職冊子の作成で大事なのは、予算やページ数など、守ることをしっかり主張したうえで、教授や役員の要望に柔軟に対応すること。
決して流されすぎてはいけません。
就職担当に最も必要な能力一つ
就職担当に最も必要に能力は、「学生のため」を考えることですね。(うまく言えず申し訳ない。)
まず、就職担当は学生(ほぼ就活生ですが)と接する機会が多い職でもありますので、「学生のため」ということを特に念頭に置く必要があります。
学生のためを思い、企業へセミナー参加の交渉や求人依頼など、大学からもお願いする姿勢が必要不可欠です。
そして、学生のために現状の求人動向を把握し、ESや面接などの知識を学び、学生がより良い企業に就職する手助けをするのも大きな役割ですね。
※より良い企業とは「大手企業」ではなく、「学生に合った企業」「学生が志望する企業」のこと。
大学としては、学生に大手企業に就職してもらうほうが見栄えは良いです。
しかし、「学生のため」ということを考えるほうが職員としては正しいでしょう。
また、就職担当の行いが今の就活生だけではなく、未来の就活生のためにもなることを覚えておきましょう。
意外だったかもしれませんが、学生の未来を考えると就職担当こそが一番「学生のため」を考えることを重要視される職なのです。
まとめ
今回は、大学事務の中でも就職課の仕事内容について解説しました。
この記事で、就職課の仕事内容がどんなものかイメージしていただけたでしょう。
就職先として、大学職員を考える際の参考になればうれしく思います。
長文お読みいただきありがとうございました。
気になる方は、他の部署の仕事内容についてもぜひどうぞ↓↓
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大学職員【経理の仕事内容】現役職員が語るマジの話
大学職員になりたいんだけど…経理のお仕事ってどんなの？
こんな人もいるでしょう。
大学職員の仕事内容は多岐にわたります。
その中でも、今回は「経理課」と呼ばれる部署の仕事内容について、現役大学職員の私が解説します。
大学事務と聞くと、窓口対応を思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。
ですが、当然、裏方で働く部署もあります。
その一つが経理課です。
大学によっては財務課などとも呼ばれるでしょう。
今回は、大学事務への就職及び転職を希望する人に向けて、あまり語られることのない大学の「経理」という仕事の実態についてお話します。
この記事を読むことで、アナタは大学の経理の仕事がどんなものか理解できます。
どんな仕事かを知っておくことで、気持ちに余裕をもって大学の経理という仕事に臨めるようになるでしょう。
ちなみに、私は8年目の現役大学職員です。
ぜひ、参考にしてください。
この記事は5分程度で読めます。
大学経理の仕事内容
大学事務のひとつ、経理の具体的な仕事内容です。
私の勤める大学に則した紹介になっています。
そのため、仕事によっては他の部署で管轄している大学もあるかとは思いますが、概ね同じと考えてもらって大丈夫です。
やること自体は少ないように見えますが、ひとつひとつ丁寧にこなす必要があります。
では、具体的にご紹介しますね。
請求書に基づく支払業務
経理の仕事で、メインとも言えるのが支払処理です。
それだけ？という感じに聞こえるかもしれませんが、イレギュラーが多いのが特徴です。
では、具体内容を箇条書きして紹介していきます。
出納業務
出納業務は、主に経理担当が作成した伝票をもとに相手先に支払いを行う担当です。
ですが、支払いだけでなく銀行残高の確認や金庫の管理も行う縦横な役割です。
また、本学だけかもしれませんが、非正規職員の年末調整も仕事になります。
大学経理仕事の実例
大学事務のひとつ、経理の具体的な仕事内容です。
支払いのやりやすさは、学科によっても大きく異なります。
基本的には、企業の経理とやることは変わらないのではないのでしょうか。
ですが、経理仕事には大学らしい特徴もあります。
では、具体的にご紹介しますね。
学科ごとの支払い事務
学科ごとの支払い事務は、イレギュラーとの戦いです。
大学には、ご存じのとおりいくつか学科を併設している場合が多いです。
私の勤める大学では、その学科ごとに支払いの担当が分かれています。
基本的に、どんな学科を受け持っても流れは大きく変わりません。
という流れになります。
これだけ聞くと簡単なように思いますが、そうはいきません。
その理由は、
- 教授の依頼忘れ
- 請求書が届かないなどの問題
- 現地調達からの、そのまま現地消費
以上の場合、検品担当は本当に教授が購入を依頼したものかをしっかり確認できません。(もちろん、現地調達をした時点で購入物がわかるように写真を送ってくる教授もいますが)。
そして、たいていの場合は「もう使ってしまったから」とあいまいになりがちです。
上記の例以外にも、「急遽外部講師を呼ぶことになったから報酬支払いを頼む」など、イレギュラーが発生しますが、挙げるとキリがありません。
経理の仕事は、きっちりしているように見えて、あいまいな部分も多いので、柔軟に対応することが必要です。
一方で、「守るところはしっかり守る」という決まりがあるので、教授に譲歩しすぎないのも大事なスタンス。
予算管理
予算管理は、学科と役員との間の板挟みの戦いです。
予算管理も経理課の大事な仕事です。
その仕事内容は、
主に忙しくなるのは年度末ですね。
-
来年度、何に予算を使っていくかを決める
役員の方と綿密な会議を重ねて、来年度どのように予算を使っていくか決めていきます。
お金のあるマンモス校では、もしかしたら素早く決めることができるかもしれませんが、本学のような低予算大学では予算決めも一苦労です。
私は直接関わってはいませんが、役員と20回以上会議を重ね、予算担当の方が残業しながら頭を抱えているのを見ています。
この苦悩こそ、低予算大学の現実です。
-
学科ごとの予算を振り分ける
また、予算担当は学科ごとの予算振り分けにも気を配らなければなりません。
学科から、「なぜうちの予算が少ないんだ！」とクレームが来ることもありますし、逆に余ることもあります。
しかも、予算が余ったところで、ほかの学科に回すことができないため自由に使うこともできません。
この点についても、「柔軟に対応しろ！」とクレームが来ます。
いずれにせよ、予算担当は教授とのクレームと、役員との板挟みの戦いなのです。
決算業務
決算業務は、時間と正確性の戦いです。
決算業務は、いわば年度の集大成。
当然、間違いは許されません。
-
役員への前年度支出・収益の報告
忙しくなるのは4～5月。
4～5月は日を跨いで残業することも少なくありません。
なんせ、役員に前年度の支出・収益を報告しなければなりませんから。
他大学ではわかりませんが、本学では決算担当は一人です。
決算担当は支出業務を行う経理担当に声掛けをし、可能な限り早く決算報告書をまとめます。
ですが、あとから教授が「出し忘れていた」なんてこともしばしば。
そのたびに修正が必要になります。
修正を繰り返し、冊子を作り上げ、HP上に決算報告書を掲載するまでが決算担当の主な仕事になります。
-
月次報告書の作成
月次報告書を作成する際には、各経理担当への声掛けも欠かせません。
ここでも、教授からの購入申請や請求書提出が遅かったりするわけですが、そこはある程度柔軟に対応しています。
ちなみに、弊学は決算担当が経理システムの管理もしています。
出納業務
出納業務はその名のとおり、実際に相手先にお金を支払う担当です。
経理担当が支払いのための伝票を作成し、その伝票をもとに相手先の口座にお金を支払うのが出納担当です。
-
支払伝票をもとに相手先に支払いを行う
経理担当が作成した支払伝票をもとに、相手先に支払いを行います。
基本的には、ある特定の決まった日付に一気に相手先に金額を支払う形になるのです。
本学では、中間払いと月末払いの２回に分かれており、どちらかで支払います(大抵は月末払い。)
たまーに、支払期日を間違えて遅れてしまうことがありますが、大抵の場合は相手先が許してくれることがほとんどです(たまに、延滞料を求められる場合もあります。)
-
預金残高の管理をする
毎月、予算残高の管理をします。
支払金額が足りなくなることを防ぐためです。ほとんど起こりませんが。
本学では口座が二つあるため、各口座の残高を逐一チェックしています。
ただし、EXCELと通帳とのダブルチェックを行っているので、預金残高に差額が出た場合は必死で原因を探ることに。
もちろん、担当は一人なので。。一人で行います。
-
物品の管理をする
物品の管理も出納が行っています。
もしかしたら、他大学では違うかもしれません。
物品の管理とは、
というものです。
この処理が、管理番号シールが勝手にはがされていたり、勝手に捨てられていたりと、意外とうまくいきません。
逐一、物品の所有者に声をかけるしかないのです。
旅費計算
旅費計算は、はっきり言って経理担当で最も大変な仕事です。
理由は、教授が決まりどおりの遠征をしないためです。
これだけ聞くとシンプルですね。
しかし、旅費の計算には非常にてこずります。
-
旅費の計算
まず、本学ではタクシーによる移動は認められていません(旅費が多くかかるため)のですが、何かと理由をつけて教授はタクシー移動を求めます。
また、電車移動の場合は規定上、大学の最寄駅から目的地の最寄り駅までの旅費を出すことになっているのですが、なかなか納得してもらえません。
結果、旅費をめぐる言い争いが起き、簡単に決まるはずの旅費がすぐには決まらないのです。
こうした言い争いは多々あります。
ゆえに、旅費を決定するのに多くの時間がかかり、必要以上の業務を任されることになります。
-
旅費の支払い
旅費の支払いにおいても、すぐには決着がつきません。
旅費の支払いには飛行機を使た場合は半券が必要になりますし、高速を使った場合はETC代金のクレジット明細が必要になりますが、なかなか提出してもらえないのです。
挙句、「いつになったら払ってもらえるんだ」という始末。
実際、書類未提出のために数年旅費支払いができていない教授もいます。
内容は少ないように見えて、旅費の支払いの仕事内容は濃いですね。
大学経理担当に最も必要な能力一つ
経理担当に最も必要な能力は、ズバリルールを遵守する力です。
なぜなら、支払いにはしっかりした決まりがあるからです。
例えば、教授方は大学のルールを無視した支払方法、
- 現地調達不可のものを現地調達で支払い依頼
- 領収書や請求書がないにもかかわらず支払いを要求
上記を平気で行ってきます。
上記のような不正処理を求められたとき、あいまいに回答してはいけません。
きっちりとルールに従って断ることが必要です。
教授によっては、意見してくる人も少なくともいます。
ですが、折れてはいけません。
毅然とした態度で、「無理なものは無理」と言うようにしましょう。
でないと、例外はどんどん増えていき、最終的にはルールは形だけのものになってしまいます。
つまり、決められたルールを遵守し、折れずに主張する力が経理課には必要と言えます。
まとめ
今回は、大学事務の中でも経理の仕事内容について解説しました。
内容は以下のとおり。
この記事で、大学の経理担当がどんなものかイメージしていただけたでしょう。
就職先として、大学職員を考える際の参考になればうれしく思います。
長文お読みいただきありがとうございました。
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大学職員【学生生活課の仕事内容】現役職員が語るマジの話
「大学職員を目指してるけど…学生生活課の仕事ってどんなのかわからない。」
こんな人もいるでしょう。
大学職員の仕事内容は多岐にわたります。
その中でも、今回は「学生生活課」と呼ばれる部署の仕事内容について現役の大学職員が解説します。
「学生生活課」と聞くと、「実際何をやっているの？」と思う方も多いのではないでしょうか。
実際のところ、授業に関すること以外で学生が関わっているのは学生生活課です。
今回は、大学事務への就職及び転職を希望する人に向けて、あまり語られることのない「学生生活課」という仕事の実態についてお話します。
この記事を読むことで、アナタは学生生活課の仕事がどんなものか理解できます。
どんな仕事かを知っておくことで、気持ちに余裕をもって学生生活課という仕事に臨めるようになるでしょう。
ちなみに、私は現役8年目の職員です。
早速まいりましょう。
５分程度で読めます。
学生生活課の仕事内容
大学事務の一つ、学生生活課の具体的な仕事内容です。
窓口業務が多い反面、クレームなどを受けがちなのも特徴です。
内容は、私の勤める大学に則した紹介になっています。
そのため、仕事によっては他の部署で管轄している大学もあるかとは思いますが、概ね同じと考えてもらって大丈夫です。
ざっくり分けるとこんな感じになりますが、とにかく細かな仕事が多いのが特徴です。
また、事務職と言いながら席を外して学内を出歩くことも少なくありません。(私は黒のスニーカーを履いていました。)
では、具体的にご紹介しますね。
学生生活の支援
学生生活の支援というと、大した仕事ではないように思いますが、めちゃくちゃ量が多いです。
具体内容を箇条書きで紹介すると、
- 学生課以外の部署の案内
- 落とし物の管理
- 通学マナーの喚起
- 学外からのクレーム対応
- 住所変更・氏名変更などの手続き
- 学内での盗難事件などの対応
- 一部証明書発行手続き
- その他学生生活に関する質問
この他にも、こまごましたことがあります。
授業以外の学生関連の仕事はすべて学生生活課担当と思っていいです。
部活動の管理
部活動の管理と一口に言っても、対応は様々です。
休みの日に大会やイベントもありますので、休日返上になることもあります。
具体的に一覧を書くと、
- クラブ・サークルが新たにできた際の手続き
- クラブ・サークルの大会手伝い
- クラブ・サークルに向けての活動セミナー(安全に活動するために)
- クラブ・サークルの活動場所貸し出し、火気使用など各種申請
- 学園祭の打ち合わせ
- 学園祭実行当日の宿直
- イベント後のHP掲載
本学の場合は、部活動を統括する団体との打ち合わせも定期的にありますね。
サークルの管理は大変ですが、がんばりましょう。
奨学金の手続き
前年度の終わりに冊子のダウンロードを要求され、その冊子をもとに奨学金担当が手続きを行います。
こちらから声をかけない限り、日本学生支援機構からの手助けはありません。
また、日本学生支援機構は電話がつながりにくいのも特徴です(;'∀')
一覧にすると、
かなりざっくりと書きました。
しかし、注意点もあります。
- 書類に学生の不備がかなり多く、処理に時間がかかる。
- 説明会への不参加者も多いため、書類の郵送にも時間がかかる。（本学だけかもしれませんが）
- 奨学金の手続き業務は一年中を通しての仕事である。
- お金が関わる仕事なので、保護者の方もかなりピリピリしている。
入金がない！とブチギレられたこともありました。
授業料減額免除の手続き
授業料減額免除は、その名のとおり既定の授業料から減額する制度です。
大学によっては経理課や財務課で担当しているかもしれません。
仕事内容を一覧にすると、
基本的には、学力(成績)と年収で減免の対象にするかを決定します。
大学によっては規定を満たす全員に免除というところもあるようですが、免除の予算が決まっているところも多いです。
予算が決まっている大学では、成績と年収から対象者を決定し、成績優秀かつ困窮している学生のみを減免対象としています。
減免手続きの注意点は以下のとおり。
- 減免申請を忘れたとクレームが入る
- 生活費書類に不備がある(同居している人物を同居していない扱いにして提出してくる)
- 面談までに書類がそろっていない
- 減免率決定に恐ろしく時間がかかる
- 減免決定しても学生が授業料を支払わない
減免についても、「なぜうちは減免通らないんだ！」とクレームがよくきます。
学生生活課の仕事の実例
大学事務のひとつ、学生生活課の具体的な仕事内容です。
私が実際に働いて得た経験をもとに話します。
順に説明していきますね。
奨学金業務での経験談
奨学金業務は、クレームとの戦いです。
なぜなら、保護者の方には、奨学金をあてにして学費を賄おうとしている人も多いからです。
奨学金は、あくまで年収をもとに判定されるものであり、ローンや普段の支払いは一切関係ありません。
ですが、十分な年収があるにもかかわらず「なぜ奨学金がもらえないんだ！」とクレームを言われることも多々あります。
クレームを言われるだけならまだしも、「日本学生支援機構が悪い」「大学がなんとかしろ」と無茶を言う方もいらっしゃいます。
こうしたクレームをつける方に対して、毅然とした態度で説得する能力が必要になります。
減免業務での経験談
授業料減免業務も奨学金業務と同じく、クレームの多い業務です。
しかも、奨学金よりもかなり食い下がる印象です。
なんせ、返還が必要ありませんから(今は給付型の奨学金もありますが。)
例えば、なぜこんなに生活が苦しいのに減免してもらえないんだ！など。
大抵の場合、ローンがかさばって生活費が苦しいだけなのですが。
もちろん、減額免除は収入を基準に考えていますので支出は一切関係ありません。
ですが、激高して「学長を出せ！」などと言ってくる方もいらっしゃいます。
こうした、激高する方をなだめ、減免制度についてしっかり理解してもらうのも学生生活課の立派な業務です。
特に、金銭がかかると人は興奮しがちになるので注意しておきましょう。
学生へのクレームでの経験談
学生生活課は、学生に対する地域住民の方のクレームもかなり多いです。
理由は、学生の通勤態度が良くないからです。
例えば、駅から大学に向かう途中、並列走行をして車の通行の邪魔をしたり、逆走して歩行者の邪魔をしたり‥挙げるとキリがありません。
夜中に騒いでの騒音被害や、違法駐輪・駐車もあります。
こうした学生の違法行為の際、真っ先にクレームを受け、謝罪に行くのは学生生活課です。
実際、激高した地域住民の方が大学まで押し入り、事務局の窓口で「学生を出せ！」と騒いだこともありましたし、駐車場にて学生生活課担当と地域住民の方で口論になったこともありました。
学生に対して怒りをあらわにした地域住民の方をなだめること。
そして、学生に対して生活を改めさせるのも学生生活課の大事な業務です。
学生生活課に最も必要な能力一つ
学生生活課に最も必要な能力は、ズバリ、クレーム対応力です。
なぜなら、学生生活課はクレーム対応が最も多い部署だから。
大学の代表電話にかかってくるクレーム電話は、たいがい、学生生活課に回されます。
また、クレームの中には、自大学の学生でないにもかかわらず応対しなければいけないことも。
そのようなクレーム応対の時、毅然かつ、決して感情をあらわにしない応対が必要になります。
感情的になると口論は激しくなるばかりです。
逆に、へりくだった態度をとるとクレーム相手の要求はどんどんエスカレートしていきます。
大学としての立場を守りつつ、クレームを最小限に収める対応力こそが、学生生活課に求められる能力であると言えます。
まとめ
今回は、大学事務の中でも学生生活課の仕事内容について解説しました。
内容は以下のとおり。
この記事で、学生生活課がどんなものかイメージしていただけたでしょう。
就職先として、大学職員を考える際の参考になればうれしく思います。
長文お読みいただきありがとうございました。
他の部署の仕事内容についてもぜひどうぞ↓↓
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大学職員【教務の仕事内容】現役職員が語るマジの話
「大学職員を目指してるんだけど…教務の仕事ってどんなの？」
こんな人もいるはず。
大学職員の仕事内容は多岐にわたります。
その中でも、今回は「教務課」と呼ばれる部署の仕事内容について、現役職員が解説します。
「教務」と聞くと、大学の事務窓口を思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。
私の勤める大学でも、大学の事務窓口のことをまとめて「教務」と呼ぶ学生は大勢います。
ですが、実際のところ「教務」は大学事務の一部署にすぎません。
今回は、大学事務への就職及び転職を希望する人に向けて、あまり語られることのない「教務」という仕事の実態についてお話します。
この記事を読むことで、アナタは教務の仕事がどんなものか理解できます。
どんな仕事かを知っておくことで、気持ちに余裕をもって教務という仕事に臨めるようになるでしょう。
ちなみに、私は現役8年目の職員です。
早速まいりましょう。
５分程度で読めます。
教務の仕事内容
大学事務のひとつ、教務の具体的な仕事内容です。
私の勤める大学に則した紹介になっています。
そのため、仕事によっては他の部署で管轄している大学もあるかとは思いますが、概ね同じと考えてもらって大丈夫です。
少ないように見えますが、ひとつひとつ時間がかかるのが特徴です。
では、具体的にご紹介しますね。
授業の設定・管理
教務の仕事で、メインとも言えるのが授業の設定と管理です。
それだけ？という感じに聞こえるかもしれませんが、実際のところは目一杯仕事があります。
では、具体内容を箇条書きして紹介していきます。
学生の単位・成績管理
学生の単位を管理するのも、教務課の大事な仕事です。
こちらも具体内容を箇条書きし、一言で紹介していきます。
教務仕事の実例
紹介した仕事内容について、より具体的な対応例をいくつかご紹介します。
こちらについて、より具体的に解説しますね。
授業日程決定までの流れ
授業日程の決定は、前年度の1月あたりから始めます。
流れは、
- 教務担当と教授、役員で当年度の開講科目を決定
- 学科や、使用する教室の規模、開講科目数などのバランスに最大限の配慮をして教務担当が時間割を決定
- 教務担当が、実際に授業を行う教授方に時間割の内容を相談
- 教務担当が授業の入れ替えなど細かい微調整
- 教務担当がデータを作成し、確定教務担当が確定した時間割を学生全体に公開
こんなところです。
あっさりと書きましたが、とても大変な作業です。
その理由は、
以上が大きな理由です。
特に、教授方と相談して授業を決定するのは大変です。
例えば、教授同士で相談した結果、決裂し、教務担当が仲を取り持つこともあります。
「開講するなということですか！」と一方的に責められることもあります。
基本的には、教授と教授の架け橋となって、お互いができるだけ不利益を被らないようにするのが、教務担当の役割です。
また、決定までの期間も短いので効率よく(もちろん残業しつつ)かつ地道に対応する必要があります。
非常勤講師手配の流れ
非常勤講師の手配も、開講科目の決定と同時に行います。
流れは、
- 教授が非常勤講師に直接、授業を依頼(もしくは教務に推薦)
- 教務担当が非常勤講師の開講科目を教授から聞き取り。
- 教務担当が非常勤講師の予定を聞き取り。
- 非常勤講師の予定に応じて、教務担当が時間割を作成。
- 時間割が決まったら、教務担当が出向表データを作成。いつどの非常勤講師が出向したか管理する。
- 非常勤講師の出向日数に応じて、報酬を決定(予算は事前に確保している)
こんなところです。
非常勤講師については、報酬の管理等も教務課で行っているのが特徴です。(大学によって管轄が違うかもしれません。)
非常勤講師の手配で大変なところは、
- 連絡する相手がとにかく多い(本学では100名以上)
- 遠くから出向する講師も多いので、旅費や宿泊費も細かく管理しないといけない
教授が受け持つ授業よりも、時間割はすんなり決まります。
ですが、新たに連絡を取る講師の方も多かったりするので、コミュニケーションが大変です。
教授が間に立ってくれることも多いですが、その教授がなかなか非常勤講師の方に連絡してくれない、なんてことも。。
実習調整の流れ
実習の調整も、教務の大事な役目です。
主には、年度の初めに年間の実習について調整します。
ですが、後期の初めに調整、なんてこともあります。
流れは、
とてもシンプルな流れで、大変そうなところはないように思いますが、そうはいきません。
- 教授から、突然の日程変更の連絡あり
- 時期によっては、バスなどが全て予約いっぱいでおさえられない
- 教授からの報告がなく、精算作業ができない
特に、費用精算ができないと実習先との関係悪化にもつながります。
例えば、実習費用の入金がないと実習先から何度も電話がかかってきて、「教授からの報告がない」と言っても納得はしてもらえません。
そして、教授に報告書を提出するようお願いしても、「先に払っておいてくれ」と言われたりすることもあります。
なので、教務担当がうまく実習先をなだめ、教授に早く行動するようにうまく促す必要があります。
単位確認の流れ
単位認定は、学期末に一気に忙しくなります。
証明書の発行や、卒業認定にも関わる大事な仕事なので、遅れは絶対に許されません。
流れは、
- 試験やレポートの結果から、教授が合否を判定
- 教授から教務課へ学生の合否の連絡
- 教務担当が学生全体の合否を取りまとめ、当期の取得単位をデータ入力
- 取得単位データから、成績証明書の作成や、卒業・進級を判定
というような流れです。
単位確認の注意点は、全教授からの連絡を受けないといけないという点。
当然、一人でも抜けていると正しい取得単位が出せないわけですが、なかなか合否判定を出してくれない教授もわずかながらいます。
実際、一人の教授がテスト採点を後回しにしまくったために、教務課の職員が総出で残業して成績証明書を作成したというようなこともありました。
教授に対して根気よく、何度もアプローチすることが大切です。
教務担当に最も必要な能力一つ
教務担当に最も必要な能力は、ずばり「折衝力」。
理由は、教務担当は、教授と学生や外部の団体との架け橋になるのが役目だからです。
教務の仕事はとにかく縁の下の力持ち的な内容。
例えば、授業日程の決定という形で教授と学生をつなぎます。
またある時は、実習の手配という形で教授と外部団体をつなぎます。
教授という人種は、こちらから働きかけないとなかなか動いてはくれません。
一方で、無理に押しすぎると猛反発を受けます。
なんせ、教授にとって報告や手続きなどの事務作業は何の得にもなりませんから。
なので、力加減をバランスよくコミュニケーションをはかる力、つまりは折衝力が最も大事になるのです。
まとめ
今回は、大学事務の中でも教務の仕事内容について解説しました。
この記事で、教務事務がどんなものかイメージしていただけたでしょう。
就職先として、大学職員を考える際の参考になればうれしく思います。
長文お読みいただきありがとうございました。
他の部署の仕事内容についてもぜひどうぞ↓↓
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大学職員の仕事内容。きつい面もあるから、知っておいて損はない。
多くの方は「なんだか楽そう！」と考えがちだと思うんですよね。
実際私もそうでした。
『たまに学生相手にカウンターで話して、事務職としてのんびり時間を過ごして、毎日定時に帰って・・うほほい♪』
そんな甘い考えを私も持っていました。
ですが、実際のところ大学職員の仕事はそれほど楽ではありません。
じゃないと、私がこうやってわざわざブログを書くこともありませんし笑
ざっくり言ってしまうと、大学職員は学生と教授をつなぐパイプライン的な役割を持っています。
いわば、職員全員が中間管理職のような立ち位置です。
ほら、早くも中間管理職という嫌なワードが出始めたでしょう？
今回は、実際に大学職員として働いている私が、大学職員の仕事内容についてありのまま書いていこうと思います。
この記事を読めば、大学職員という仕事についての理解が深まり、大学職員を目指すべきかどうかの悩みを解決できます。
大学職員を目指している！という方は、ぜひこの記事に一度目をとおしてみてください。
大学職員という仕事の特徴
では、順に解説していきますね。
仕事の種類が豊富
大学職員は一般事務職と違い、仕事内容が豊富です。
扱っている部門も、学生生活の担当、就職支援の担当、履修関係の担当などいろいろあります。
そして、職員は２～５年周期での異動が基本。
なので、結果的に大学職員はスペシャリストではなくゼネラリストとして育成されます。
当然、最初にやりたいと思っていた仕事に就けない場合もあります。
つまり、自分の苦手とする分野にも挑戦しなければならないということです。
仕事にギャップを感じることも多いです。。
コミュニケーション力が必要
大学職員は他の仕事と同じく、コミュニケーション力が必要です。
仕事内容が豊富だからですね。
お互いにどんな内容の仕事をしているかわからない職員同士でのコミュニケーションが必要です。
もちろん、部署によっては学生や教授とも何度もコミュニケーションをとる必要が出てきます。
また、最近では学生の保護者様や地域住民の方々と話す機会も多いため、よりコミュニケーション力は重要視されます。
コミュニケーションを避けたいと思っている人は、はっきり言って向いてません！
教授とのやり取り
大学職員は当然、教授ともやり取りをすることになります。
このやり取りが結構大変なのです。。
もしかしたら私が勤めている大学だけかもしれませんが、教授という方々は独特な方も多く、職員とはかけ離れた考えを持つ方も多くいらっしゃるからです。
また、職員を下に見る教授もいまだにチラホラと見られます。
こうした、一般社会とは少し違った感覚を持つ教授とも上手くやり取りをする必要があるのです。
これが意外に大変。
契約や臨時雇用の職員さんが多い
大学職員には契約職員や臨時雇用の職員さんが多いです。
皆さんが「大学職員は早く帰っている」と思う理由は、この方々の影響かもしれませんね。(非正規職員の方は早帰り、もしくは定時あがりです。)
これも私の勤めている大学だけかもしれませんが、非正規の方を多く雇わないと仕事は回りません。
正直、人員ギリギリでキツい・・💦という大学も結構あります。
大学職員の課ごとの仕事内容
大学職員の仕事内容を紹介します。
紹介する課以外にも、特有の課を持っている大学が多いです。
とりあえずは、どこの大学にもありそうな課をまとめます。
各課について解説していきますね。
何が重要、どんな人に向いてるかなんかも一言メモしておきます。
学生課
学生の生活にかかる部分を支援する課です。
学生の生活というのは、履修や単位などの教育にかかる部分以外のことを指します。
また、大学によっては、学生課で奨学金や授業料、および授業料の免除制度を取り扱うところもあるようです。
いろんなタイプの学生がいるので、学生課担当は柔軟性が大事です。
教務課
学生の履修や単位の相談、授業時間の調整などを行う課です。
仕事内容的に、3月4月、9月10月あたりは特に大忙しになります。
これも大学によって違ってくるのですが、休学退学の取り扱いも教務課で行っている場合があるようです。
でなければ、大抵は休学退学の取り扱いも学生課で対応します。
教務課はコミュニケーション力が一番重要な課です。
入試課
大学の入学試験を担当する課です。
広報課と共に合同進学説明会に出席する大学もあるようです。
また、入試問題作成の際には教授と密に連絡を取り合う必要があります。
入試課は、本番のミスはゼッタイに許されない、緊張感のある課です。
就職支援課
学生の就職支援を行う課です。
インターンシップの管理も就職支援課で行うことが多いようです。
就職支援課は外との付き合い、身だしなみやマナーをわきまえている人がベストな課です。
経理課
大学の予算管理や経費の支出を行う課です。
学生との関りはあまりない部署ですが、大学によってはこちらで授業料関連や奨学金を担当することもあるようです。
また、科学研究費(教授に割り当てられる、ある特定の研究を支援するための助成費)の管理もこちらで行います。
経理課はできて当然、できなければマイナス評価・・そんな課です。
総務課
大学の職員および教授の福利厚生面を管理する課です。
経理課とセットの大学も多い。
建物の管理については別に施設課を設けている大学もあります。
加えて、外部からのクレーム処理を総務課で行う大学もあるようです。
総務課は幅広い視野を持つ人に向いています。
広報課
大学の魅力を発信する課です。
高校生向けの合同進学説明会への参加は、入試課と一緒にというところが多いようです。
広報課は外部への発信が得意な人に向いています。
情報課
大学の情報機器を管理する課です。
基本的には、内部SEとして外部のSEさんと協力して仕事を行う場合が多いです。
情報機器の一斉更新等は平日の仕事時間中にはできないため、土日に出勤して行うケースもあります。
唯一、専門的な知識を必要とする部署ですが、知識が無くても異動させられることがあります。
大学職員の給料
大学職員として「働く」と考えるのであれば、給料面は皆さん気になるところですよね。
では、具体的に解説していきます。
大学職員の平均年収
大学職員の年収についてですが、国公立と私立でまず大きな違いがあります。
※新卒は4年制大学卒業を想定しております。また、年収は額面です。
大体、給料についてはこの程度と考えてもらって良いです。
新卒職員の給料は、院卒の場合、基本給が上がるため多少上がります。
また、給料の伸び率の面で言うと、国公立大学は大学ごとでの差はそれほどありません。
一方で私立大学は大学の規模に応じて年収も大きく変わるため、4～50代で1000万円以上の年収を望めるような大学も存在します。
ちなみに、私のところは高収入望めません・・泣
大学職員のボーナス額
ボーナスでも国公立大学と私立大学で差があります。
私立大学では、規模によってボーナスにも大きな差があります。
大学職員の各種手当
大学職員に支給される手当は、正直手厚いですね。
この他、休みなどの福利厚生もしっかりしています。
大学職員を目指す皆さんへ
大学職員は決して楽なだけの仕事じゃないとお分かりいただけたかと思います。
大学職員という仕事は最初にも書いたとおり、いろいろな種類が豊富です。
部署によっては楽なところもあるかもしれませんが、超激務な部署も確実に存在します。
なので、単純に「楽して稼げる仕事」とは思わない方が良いです。
また、少子化の影響もあり、市場が縮小化していくことが懸念されています。
そうなれば、大学自体がつぶれる可能性は少ないにせよ、今まで以上に激しい入学生確保のための激務が待っているかもしれません。
ですが、もちろん大学職員は悪いところばかりではないです。
大学職員という仕事は、未来を支える若者たちをサポートできる立派な仕事なのです。
実際、私は、未来を創る若者たちのサポートをやりがいとして働いています。
一般企業とは違った視点からやりがいを見つけられるのは大学職員ならではかと思います。
また、大学職員に向いている人を私なりにまとめると、
- コミュニケーション力の高い人
→とにかく人づきあいの多い職だからです。
- 柔軟性のある人
→ゼネラリストとしていろんな場面に対応する必要があるからです。
- とにかくコツコツ作業のできる人
→事務はコツコツの繰り返しです。残業のこともしっかり受け入れるべきです。
- サポートが得意な人
→あくまで学生と教授をつなぐパイプライン的な性質が強いためです。
結構イメージと違ったんじゃないかと。
でもこの強みがないと、正直大学職員に向いているとは言えません。
おわりに
大学職員の仕事内容について下記のとおり解説してきました。
大学職員が目指すのはゼネラリスト！
魅力としては、一般企業とは違うモチベーションで仕事に望めることです。
この記事を見て大学職員という職業について少しでもご理解いただけたなら。
そして、大学職員の道に進むか迷う皆さんの参考になれば幸いです。
長文お読みいただきありがとうございました。
